Байгууллага дээр үүсдэг олон асуудлын цаана ойлголтын зөрүү гэх  "дайсан" бий. Тухайн байгууллага хэдий чинээ ойлголтын зөрүүтэй, ойлголцол сул байна тэр хэрээр бүтээмж буурч, эдийн засгийн үр өгөөж нь багасч байдаг.

Энэхүү чухал сэдвээр Системийн инженерчлэлийн институтийн (Systems Engineering Institute)  зөвлөх Ч.Оюу-Эрдэнэтэй ярилцлаа. 

Та байгууллага гэж юу вэ гэж гэсэн асуултыг өөртөө тавьж үзсэн үү?

“Байгууллага гэж юу вэ?” гэсэн асуултад бид ихэвчлэн байшин, бүтэц, албан тушаал гэж хариулдаг. Гэвч бодит утгаараа сандал ширээ, өрөөний тухай асуудал биш хүн хоорондын харилцаа дээр тогтдог, нийгэмд үнэ цэн бүтээх үйл ажиллагаа юм. 

Гэтэл ихэнх байгууллага хамгийн чухал буюу байгууллага гэж юу гэсэн асуултдаа ч хариулаагүй байдаг.  Тэр байтугай өдөр тутам хэрэглэгддэг “ажил”, “бүтээмж”, “хариуцлага” гэх мэт энгийн үгсийг хүртэл ажилтан бүр өөр өөр утгаар ойлгож яваа.

Үүнийг олон сургалтаас анзаарч харж байлаа. Сургалтын үеэр оролцогчдоос “сандал гэж юу вэ?” гэж асуухад бүгд өөр өөрөөр тодорхойлдог юм. Нэг нь “суух хэрэгсэл” гэж байхад, нөгөө нь “тавилга”, өөр нэг нь бүр “миний орон зай” гэж тайлбарладаг.  Зарим нь нэгэндээ ингэж ойлгоод байхдаа яах вэ, сонин юмаа гээд инээлдэцгээдэг.

“Сандал” гэх бодит, нүдэнд харагддаг ойлголтыг хүртэл ингэж зөрүүтэй ойлгож байна шүү дээ. Тэгвэл “ажил”, “бүтээмж” гэх хийсвэр ойлголтууд дээр зөрүү үүсэх нь бүр ч ойлгомжтой. 

Тийм учраас одоо л ойлголцлоо, хийх нь гэсэн ажлыг ажилтан тэс өөрөөр ойлгоод хийчихсэн байдаг.

Энэ талаар Системийн инженерчлэлийн институтийн үүсгэн байгуулагч Д.Жаргалсайхан маань “Хэрвээ чи нэг ойлголтыг 30 секундэд, тэр үгийг ашиглахгүй тайлбарлаж чадахгүй бол чи өөрөө ч ойлгоогүй байна гэсэн үг” гэж хэлж байсан юм. 

Өөрөөр хэлбэл, тэрхүү ойлголтыг тодорхойлоогүй нөхцөлд ямар ч сургалт авч, хөрөнгө оруулж, урам зориг өгсөн ч ажил урагшлахгүй. Энэ үед гарсан асуудлын шалтгааныг захирлууд ажилтнаас л хайдаг. Яг үнэндээ энэ бол тухайн хүний төдийгүй, харилцааны асуудал биш юм. Өнөө дайсан буюу ойлголтын зөрүү ажлаа хийж байгаа нь тэр шүү дээ.

Бүтээмжтэй, үр дүнтэй ажилламаар л байвал ойлголтоо нэгтгэхээс ажлаа эхлэх нь зүйтэй. Гол нь багийн гишүүн бүрийн саналыг тусгах нь маш чухал. Ингэснээрээ үндсэндээ байгууллагаараа мөрдөх Үндсэн хуультай л болж байгаа хэрэг шүү дээ.

Ингэж ойлголтоо нэгтгэсэн байгууллагууд асуудлаа хурдан хүлээн зөвшөөрч эрс сайжирдаг. Мэдээж амьдрал баян хойно асуудал гаралгүй яах вэ. Гэхдээ дахиад л ойлголтоо нэг болгоод урагшилна. Энэ бол асуудлыг шийдэх аргатай болсон гэсэн үг.

Байгууллага хөгждөггүй шалтгаан буюу асуудлаа тодорхойлоогүйн балаг

Манай байгууллага том зорилготой, боломжийн нөөцтэй, гэхдээ үр дүнтэй ажиллаж чадахгүй байна гэж хандсан захирлууд нэлээд ирж байлаа. 

Энэ бол яг юугаа мэдэхгүй байгаагаа ч мэдэхгүй явж байгаа хэрэг.

Байгууллагад дараах дөрвөн зүйл дээр “мэдэхгүй” байдал хамгийн их ажиглагддаг.

Юуны өмнө, байгууллага өөрөө үнэхээр ажиллаж байна уу, эсвэл зүгээр л хөдөлгөөнтэй байна уу гэдгээ ялгаж чаддаггүй. Ажил их хийгдэж байгаа мэт харагдавч бодит үр дүн нь тодорхой биш байх тохиолдол цөөнгүй.

Дараа нь, яг ямар асуудал байгааг тодорхойлж чаддаггүй. Асуудал байгааг мэдэрдэг ч юунаас үүссэнийг оношилж чадалгүй орхидог.

Мөн асуудлаа хэрхэн тодорхойлох аргачлалаа мэддэггүй. Асуудлыг нэрлэх, задлах, хэмжих суурь ойлголт маш дутмаг байдаг.

Эцэст нь, асуудлаа ойлгосон ч түүнийг хэрхэн шийдэл болгож, үнэ цэн бүтээхээ мэддэггүй. Энэ тохиолдолд олон санаа дэвшүүлдэг ч голдуу бодит үр дүнд хүрэхгүй замхардаг.

Эдгээр “мэдэхгүй” байдал нь цаашлаад ойлголтын зөрүүг бий болгодог. 

Судлаачдын үзэж байгаагаар байгууллагад хамгийн түгээмэл асуудал бий.

✔Ойлголтын зөрүү  (Хүмүүс нэг зүйлийг өөр өөрөөр ойлгож эхэлдэг)

✔Ашиг сонирхлын зөрчил   (Хувийн ашиг сонирхол, байгууллагын зорилго зөрчилддөг)

✔Мэдээллийн зөрчил   (Мэдлэг, мэдээллээ бусдаас “нуух”, түгээхгүй байх)

✔Үүргийн зөрчил  (Хэн юу хийх нь тодорхойгүй байдал)

Эдгээр нь системийн шинжтэй, давтагддаг асуудлууд юм. Үүнийг байгууллагын дүрэм журамдаа маш тодорхой шингээгүй цагт “шүүрэн шанага” шиг хамаг нөөцөө алдсаар байдаг. 

Манай байгууллага эдгээр мэдэхгүйг мэдэх аргуудыг зөвлөдөг юм. 

Системийн инженерчлэл нь байгууллагын ихэнх асуудлыг шийдэх суурь арга болдог

Байгууллага бол хүмүүсийн ойлголтоор дамжин ажилладаг систем гэж энгийнээр тодорхойлж болно. Хүн юу гэж бодож ойлгосноороо л үйлдэл хийдэг нь байгалийн хууль юм. Тэр үйлдэл бүхэн нийлж байгууллагын бодит системийг бүрдүүлдэг.

Тиймээс ойлголтоо нэгтгэнэ гэдэг нь зүгээр нэг ойлголцох талаарх асуудал биш. Харин байгууллагынхаа системийг засаж байна гэсэн үг.

Сүүлийн жилүүдэд системийн сэтгэлгээ, инженерчлэлийн арга барилаар хөгжиж сайжирч байгаа байгууллагуудын жишээ олон болсон. Тухайлбал манай харилцагч зарим гарааны бизнесүүд ногдол ашиг тараах хэмжээнд амжилттай ажиллаж байгааг дуулгахад таатай байна.

Зарим нь богино хугацааны сургалтын дараа ч үйл ажиллагаагаа мэдэгдэхүйц сайжруулж чаджээ.

Гэхдээ бүх зүйл нэг удаагийн сургалтаар шийдэгддэггүй. Bable tea компанийн захирал гэхэд та нарын ачаар ажлаа сайжруулсан, одоо дахиад сонсож шат ахимаар байна гээд ирж байлаа.

Захирлууд системийн инженерчлэл гэхээр сүрддэг, нарийн төвөгтэй зүйл гэж ойлгодог юм билээ. Үнэндээ тийм ч хүнд хэцүү зүйл биш.

Байгууллагад тулгарч буй асуудлыг тодорхойлж, үүсгэж буй шалтгааныг ойлгож, түүнд тулгуурлан сайжруулалт хийж, дараа нь дахин давтан сайжруулах явц юм. Өөрөөр хэлбэл, асуудлыг зөв таньж, дарааллаар нь засах цикл юм шүү дээ.

Энэхүү аргыг манай байгуулллага олон жилийн бодит туршлага дээр суурилан хөгжүүлсэн юм. Үүний үндсэн дээр шийдлээ боловсруулж, 2018 оноос хойш байгууллагуудад хэрэгжүүлэн тасралтгүй сайжруулсаар иржээ.

БАЙГУУЛЛАГЫНХАА АСУУДЛЫГ СИСТЕМИЙН ИНЖЕНЕРЧЛЭЛИЙН АРГААР ШИЙДЭЦГЭЭЕ

Сүүлийн жилүүдэд байгууллагын гүйцэтгэл, дотоод уялдаа, засаглалын асуудлыг зөвхөн стратеги, бүтэц талаас нь бус, системийн түвшинд авч үзэж байна. 

Системийн инженерчлэлийн хандлага нь байгууллагын үйл ажиллагааг бүхэлд нь авч үзэж, асуудлын шалтгааныг тодорхойлон, шийдлийг уялдуулж хэрэгжүүлэхэд чиглэдэг.

2018 оноос хойш энэ арга барилаар ажилласан туршлагаас харахад дараах шинжүүд олон байгууллагад давтагддаг байна:

• Дүрэм, журмууд уялдахгүй байх
• Баг хамт олон ойлголцлын зөрүүтэй байх
• Дотоод мэдээлэл бүрэн, нээлттэй биш байх
• Сайжруулах оролдлого хийдэг ч үр дүнд хүрэхгүй байх
• Хяналт-шинжилгээ нэр төдий хэрэгжих
• Засаглал бодит нөлөө үзүүлэхгүй байх

Эдгээр нь тус тусдаа асуудал мэт боловч, үнэндээ нэг л системийн доголдлын өөр өөр илрэлүүд байдаг.

Сургалтын хүрээнд байгууллагын үйл ажиллагааг том зургаар нь харж, асуудлыг системтэйгээр ойлгож, уялдуулан сайжруулах боломж бүрддэг. Энэ нь нэг асуудлыг хэсэгчлэн засахаас илүү тогтвортой үр дүн өгөх хандлага юм.

Хэрэв танай байгууллага дээрхтэй төстэй сорилтуудтай тулгарч байгаа бол асуудлаа системийн түвшинд харах, ойлголтоо нэгтгэх нь дараагийн алхам байж болох юм.

Видео: facebook.com/reel/1510293507191481/?s=single_unit
Бүртгэл: https://forms.gle/cKwwMuTkeM4AVqAc8
Утас: 70146804